Information nach Art. 13 DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung des Videokonferenz-Tools „MS Teams“
1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit
Videokonferenz mit dem Online-Meeting-Tool “Microsoft Teams”
2. Verantwortliche Stelle der Datenverarbeitung und vertretungsberechtigte Personen
PariSERVE Dienstleistungen für soziale Organisationen
GmbH Zum Posthorn 3
24119 Kronshagen
3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Vater Solution GmbH
Boschstraße 5
24148 Kiel
datenschutz@pariserve.de.
4. Zwecke der Verarbeitung
Um ortsunabhängige Kommunikation im Geschäftsbetrieb zu ermöglichen, ist die Anwendung des Verfahrens notwendig. Den Teilnehmenden werden z. B. Dokumente oder Präsentationen gezeigt und Prozessverläufe visuell dargestellt. Zudem dient die Anwendung in Pandemiesituationen der Durchführung von Bewerbungsgesprächen, um mögliche Infektionen vermeiden zu können.
5. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung und Bereitstellung Ihrer Daten
Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (wirtschaftliches Interesse)
Das berechtigte Interesse ist die Nutzung einer ortsunabhängigen Kommunikationsplattform um:
- in Krisenzeiten wie z. B. einer Epidemie den Geschäftsbetrieb aufrecht erhalten zu können
- unverhältnismäßige Reisekosten und Umweltbelastungen zu vermeiden
Im Rahmen der Interessensabwägung überwiegt das Interesse des Verantwortlichen an der Durchführung der Videokonferenz. Ein milderes Mittel ist nicht möglich, da bei einer Telefonkonferenz keine Präsentationen gezeigt werden können.
Werden personenbezogene Daten im Rahmen Vertragsbeziehungen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erhoben und verarbeitet, sind die Rechtsgrundlagen §26 BDSG und Art. 6 Abs. 1 b DSGVO (z.B. Bewerbungsgesprächen oder Mandantengespräche).
6. Kategorien der personenbezogenen Daten
Mögliche Angaben zum Benutzer sind: Name, Vorname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional) und Abteilung (optional), Bild- und Tonübertragung (optional), Inhalt der Kommunikation. Im Bewerbungsfall zusätzlich, z.B. Zeugnisse und sonstige Qualifikationsnachweise.
Meeting- Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adresse, Geräte-/HardwareInformationen.
Bei Aufzeichnung: MP4-Datei von Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, Textdatei des OnlineMeeting-Chats.
Bei Einwahl mit dem Telefon: Telefonnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z. B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
7. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten, die bei der Verarbeitung erfasst werden, werden folgenden Empfängern zugänglich:
- alle Personen, die ebenfalls an der Videokonferenz teilnehmen (Beschäftigte der verantwortlichen Stelle und/oder weitere Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartner der verantwortlichen Stelle)
- Microsoft Office 365 als Anbieter des Dienstes
8. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland
Grundsätzlich ist eine Drittlandübermittlung nicht vorgesehen.
Mit der Microsoft Ireland Operations Limited wurden die OST und das DPA abgeschlossen.
Ein Zugriff amerikanischer Behörden auf die Daten der Microsoft Ireland Operations Limited kann dennoch nicht vollständig ausgeschlossen werden, da der Mutterkonzern von Microsoft Ireland Operations Limited seinen Sitz in den USA hat und das dort geltende Recht dies unter bestimmten Umständen zulässt.
Zur Umsetzung der Betroffenenrechte im Falle eines Zugriffes durch die amerikanischen Behörden wird auf die von Microsoft Ireland Operations Limited übernommenen Garantien verwiesen.
9. Automatisierte Entscheidungsfindungen
Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet bei dieser Verarbeitung keine Anwendung.
10. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich gelöscht, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann dann bestehen, wenn die Daten benötigt werden, um vertragliche Leistungen zu erfüllen, Gewährleistungs- oder Garantieansprüche zu prüfen, zu gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungsfristen wird eine Löschung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vorgenommen.
11. Betroffenenrechte
Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen den betroffenen Personen folgende Rechte zu:
- Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
- Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
- Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
- Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 D SGVO).
- Auskunftsersuchen, den Widerruf erteilter Einwilligungen oder die Wahrnehmung der Betroffenenrechte können an datenschutz@pariserve.de gerichtet werden. Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die verantwortliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden. Die Kontaktdaten können wiki. Sie dem folgenden Link entnehmen:
https://www.datenschutz-wiki.de/Aufsichtsbehörden_und_Landesdatenschutzbeauftragte